Sistema de notificaciones digitales mediante mensajería instantánea

Sistema de notificaciones digitales mediante mensajería instantánea 

(WhatsApp Business)

 

El Juzgado en lo Civil y Comercial Número Dos del Departamento Judicial Azul con asiento en dicha Ciudad, que se encuentra a cargo del Dr. Rodrigo Ezequiel Bionda, mejorando las condiciones de accesibilidad y realizando ajustes razonables del procedimiento ha diseñado e implementado un sistema de notificación digital mediante el empleo de sistemas de mensajería instantánea, denominando a la experiencia como “Sistema de notificaciones digitales mediante mensajería instantánea (WhatsApp Business)”.-

 

Teniendo en cuenta los valiosos beneficios que deriva del empleo de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y administración de la información, con la idea de mejorar la calidad del servicio de justicia que se presta cotidianamente, otorgando sorprendentes posibilidades de mejora de la calidad en el corto plazo, generando una notable economía de recursos, posibilitando un detallado análisis de datos y profundizando el proceso de despapelización hace tiempo emprendido; siempre –claro está- con el objetivo de obtener el máximo rendimiento organizacional, junto a todo el equipo de trabajo del organismo se ha  diseñado e implementado exitosamente un sistema de notificaciones y comunicaciones mediante la utilización del sistema de mensajería instantánea a través de internet recurriendo al empleo de la aplicación Whatsapp Bussines que ha logrado ser eficaz, confiable e inmediato.-

 

Es que no sólo se ha procurado obtener un sistema que permita anoticiar de manera inmediata y simultánea a todas y cada una de las partes que intervienen en un proceso las decisiones jurisdiccionales adoptadas que deberían notificarse personalmente o por cédula, sino que además posibilita sortear los complejos y costosos obstáculos que genera la localización geográfica de los destinatarios ante sus permanentes migraciones, permitiendo además ampliar notablemente las posibilidades de implementar condiciones de accesibilidad y de realizar los ajustes razonables de procedimiento que requiere el acceso a la información en el marco de un debido proceso en condiciones de igualdad para todos aquéllos que –de algún modo u otro- se encuentran en situación de vulnerabilidad, erigiéndose un medio eficaz para lograr una comunicación efectiva con su destinatario.

 

De modo tal que siguiendo las directivas impuestas por la Constitución de la Provincia de Buenos Aires –art. 12, inc. 4to.- por las diferentes directivas contenidas en las 100 Reglas de Brasilia sobre acceso a la Justicia de las Personas en Condiciones de Vulnerabilidad – fundamentalmente las reglas 51, 52, 55, 58, 59 y 60- y reparando en que el artículo 31, inciso “d” del Código Civil y Comercial de la Nación, establece el derecho de todo individuo a “…recibir información a través de medios y tecnologías adecuadas para su comprensión…” (textual), se logró  pergeñar un sistema que permite elaborar una propuesta personalizada del formato y contenido de la comunicación que resulta respetuosa y superadora del formato institucional previsto en la legislación vigente en tanto la dota de mayor eficacia.

 

Es que las prestaciones que ofrece el sistema empleado, posibilitan que la comunicación se efectué de modo instantáneo mediante mensaje de texto, mensaje de voz o video según las condiciones y aptitudes del destinatario, adjuntando archivos de los más diversos –textos de cualquier extensión, imágenes, fotografías, videos, etcétera- y en diferentes extensiones -doc., xls., ppt., pdf.- e inclusive permitiendo la comunicación directa, instantánea y presencial independientemente del lugar geográfico en el que se encuentre el destinatario a través de video llamadas.

 

Este recurso bien empleado puede tener un significativo impacto positivo en los procesos de violencia familiar donde –por ejemplo- la comunicación de las medidas adoptadas o la convocatoria a la víctima y al victimario a las diferentes audiencias previstas en la ley podría efectuarse por este medio, con el consiguiente ahorro de tiempo, recursos y medios o en los procesos de determinación de la capacidad, o en los diferentes procesos contenciosos de cualquier naturaleza; reduciendo la cantidad de cédulas libradas fundamentalmente en soporte papel o el libramiento de oficios que deben ser diligenciados por la Policía de la Provincia de Buenos Aires, avizorándose de ese modo la utilidad re recurrir a esta alternativa.

 

A ello debe adicionarse las posibilidades para lograr una comunicación efectiva que esta herramienta posibilita. Con sólo pensar que al notificar a un causante en el marco de un proceso de determinación de la capacidad de la sentencia en la que se restringe la misma, se puede enviar un video donde se le explica qué resolvió y cuáles son los alcances de la sentencia en lenguaje accesible, claro y sencillo o tomar contacto directo con causantes domiciliados a muchos kilómetros de distancia mediante una video llamada; se puede avizorar la importancia de cuando menos considerar esta variante.

 

Para poder implementar el sistema de notificaciones mediante el envío de mensajes instantáneos a través de internet utilizando la aplicación WhatsApp Bussines sólo se requiere de los siguientes recursos técnicos: a) Un teléfono de línea con ingreso directo de llamadas o una línea de telefonía celular oficial, b) Un teléfono celular con SIM, conectividad de datos o acceso a internet, que cuente con sistema Android asociado a una cuenta de correo y la aplicación WhatsApp Bussines instalada, c) Computadora de escritorio con acceso a WhatsApp Web.-

Una vez reunidos los medios técnicos referidos, se genera una cuenta de WhatsApp Bussines asociada al número de teléfono fijo del organismo o celular oficial y se crea el perfil institucional de la cuenta con el que va a interactuar el usuario, pudiendo observar el destinatario de la comunicación desde su dispositivo móvil que ha recibido una comunicación proveniente de un organismo jurisdiccional.

 

Una vez cumplido ello, se recaba la voluntaria adhesión de parte de los usuarios, procurando informarles circunstanciadamente los objetivos, alcances, funcionamiento y consecuencias del sistema de notificaciones digitales mediante la utilización de mensajería instantánea a través de internet utilizando la aplicación WhatsApp Business diseñado por el Juzgado en lo Civil y Comercial Número Dos del Departamento Judicial Azul, con asiento en la Ciudad de Azul, de modo tal que éstos suscriban la cláusula compromisoria diseñada al efecto.

 

El referido acuerdo compromisorio, no es más que un contrato procesal celebrado entre las partes y con el organismo, con el objeto de adherirse voluntariamente al sistema de notificaciones digitales mediante el empleo de mensajería instantánea, donde se dejan plasmadas las diferentes alternativas convenidas, así como también la posibilidad de renunciar en cualquier momento a la referida adhesión voluntaria retornando al sistema tradicional.

 

La cláusula compromisoria, que puede ser incluida en cualquier presentación electrónica efectuada por las partes o sus letrados, en el marco de cualquier audiencia que se celebre e incluso puede ser informada por el oficial notificador al tiempo de realizar la primer notificación en soporte papel a un domicilio real –notificación de traslado de demanda, intimación de pago, por caso- o ser incluida en cualquier notificación electrónica dirigida a los auxiliares –requerimiento de aceptación de cargo como perito- contienen y prevé la totalidad de las alternativas que resultan necesarias para dotar de seguridad y previsibilidad la utilización del sistema.

 

Una vez suscripta, se proporciona a todos los adherentes un instructivo elaborado por el organismo jurisdiccional, se ingresa la alarma en la historia digital del expediente del que surge que ha mediado adhesión voluntaria al sistema, se cargan los datos del adherente al listado de contactos y se envía un primer mensaje de agradecimiento y bienvenida.

 

En algunas ocasiones, resulta que el adherente no sabe leer y escribir, en cuyo caso el mensaje de bienvenida y las notificaciones se efectúan a través de mensajes multimedia personalizados –de voz, imágenes o videos- y elaborados con lenguaje accesible.

 

Una vez efectuada la comunicación o notificación, se genera un trámite íntegramente digital en la historia del expediente en el sistema de gestión –por caso, “Augusta”- donde un funcionario genera una constancia digital en la historia del expediente de la captura de pantalla o screenshot de la comunicación efectuada de donde surja el emisor, el destinatario, el mensaje emitido y comunicado, la hora y fecha de emisión, la hora y fecha de recepción y la hora y fecha de lectura.

 

Del mismo modo, una vez efectuada la comunicación o notificación de un mensaje con contenido multimedia, se genera un trámite íntegramente digital en la historia del expediente en el sistema de gestión –en este caso, “Augusta”- donde un funcionario genera una constancia digital en la historia del expediente de la captura de pantalla o screenshot de la comunicación efectuada donde surja el emisor, el destinatario, el mensaje emitido y comunicado, la hora y fecha de emisión, la hora y fecha de recepción y la hora y fecha de lectura o reproducción.

 

Las prestaciones de la aplicación permiten que junto a la notificación se adjunten archivos de los más diversos –textos de cualquier extensión, imágenes, fotografías, videos, etcétera- y en diferentes extensiones -doc., xls., ppt., pdf.- que tornan más eficaz la comunicación, permitiendo acceder instantáneamente a cualquier documento.

 

Ante la eventualidad de que el destinatario respondiera un mensaje, formulara una consulta o requerimiento; se configuró la cuenta de WhatsApp Bussines de modo tal que emita una respuesta automática haciéndoles saber que no se responderán mensajes, ni se evacuarán consultas, ni serán considerados requerimientos de ningún tipo canalizados por dicho medio.

 

Finalmente, teniendo en cuenta que cualquier mejora en la organización requiere que sea medida, para contar con información que permita tomar decisiones, es que cada comunicación efectuada es plasmada en un panel de control diseñado al efecto que permite monitorear su eficacia de acuerdo variables preestablecidas.

 

De ese modo, es posible alimentar la denominada espiral de mejora continua de la calidad, ya que durante el proceso se ha planificado, se ha hecho, se ha medido y se ha actuado –en su caso- corrigiendo.

 

Es posible que la generalización de la aplicación voluntaria por cada uno de los organismos jurisdiccionales del “Sistema de notificaciones digitales mediante mensajería instantánea (WhatsApp Business)” que fuera diseñado e implementado por el Juzgado en lo Civil y Comercial Número Dos del Departamento Judicial de Azul, con asiento en la Ciudad de Azul a cargo del Dr. Rodrigo E. Bionda, podría generar una notable mejora en la prestación del servicio de justicia y una más eficaz utilización de los recursos, aunque es un interrogante que sólo el transcurso del tiempo se encargará de develar.-

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